Урок 10. Печать: область печати, заголовки на каждой странице, одна страница
Лист Excel не делится на страницы, пока его не начнут печатать. Поэтому таблица, удобная на экране, на бумаге часто выходит неудачно: последний столбец уехал на отдельный лист, а на второй странице нет шапки. Всё это настраивается за пару минут.
Предпросмотр
«Файл» → «Печать» (или Ctrl+P). Справа — как будет выглядеть каждая страница, внизу — их номера и стрелки для листания. Слева — настройки:
- принтер и число копий;
- что печатать: активные листы, всю книгу или только выделенный фрагмент;
- ориентация: книжная (лист стоит) или альбомная (лежит — для широких таблиц);
- размер бумаги — обычно A4;
- поля: обычные, узкие, широкие или свои;
- масштаб: по умолчанию «Текущий», рядом — варианты вписать лист, все столбцы или все строки на одну страницу.
Начинайте всегда с предпросмотра: он показывает, сколько выйдет страниц, ещё до того как потрачена бумага.
Всё на одну страницу
Чаще всего мешают лишние столбцы, уехавшие на отдельную страницу. Варианты:
- Альбомная ориентация — на листе помещается больше столбцов.
- Вписать все столбцы на одну страницу в настройке масштаба — Excel уменьшит масштаб так, чтобы по ширине поместилось всё, а строки пусть идут на нескольких страницах. Обычно это лучший вариант для длинных таблиц.
- Вписать весь лист на одну страницу — подходит для небольшого отчёта. Для большой таблицы шрифт станет нечитаемо мелким.
То же есть на вкладке «Разметка страницы»: поля «Ширина» и «Высота» — например, ширина «1 страница», высота «Авто».
Область печати
Если печатать нужно не весь лист, а часть, выделите её и выберите «Разметка страницы» → «Область печати» → «Задать». Excel запомнит её вместе с файлом и будет печатать только этот диапазон. Отменить — там же, «Убрать».
Для разовой печати области не нужно: выделите ячейки и в окне печати выберите «Напечатать выделенный фрагмент».
Шапка на каждой странице
Чтобы строка заголовков повторялась сверху на каждой странице:
- «Разметка страницы» → «Печатать заголовки».
- На вкладке «Лист» щёлкните поле «Сквозные строки» и затем номер строки с шапкой на листе — в поле появится
$1:$1(для двух строк —$1:$2). - OK — и проверьте в предпросмотре.
Так же «Сквозные столбцы» повторяют слева столбец с названиями, если таблица широкая и печатается на нескольких страницах по ширине.
Закрепление строк («Вид» → «Закрепить области») действует только на экране и на печать не влияет. Для бумаги нужны именно сквозные строки.
Где проходят границы страниц
«Вид» → «Страничный режим». Лист покажется разбитым на страницы с подписями «Страница 1», «Страница 2», а границы — синими линиями. Их можно перетаскивать мышью: так страница заканчивается там, где удобно, а не посередине группы строк. Вернуться — «Вид» → «Обычный».
Разрыв вручную: выделите строку, с которой должна начаться новая страница, и выберите «Разметка страницы» → «Разрывы» → «Вставить разрыв страницы».
Номера страниц и колонтитулы
Колонтитулы — строки сверху и снизу каждой страницы: название отчёта, дата, номер страницы. «Вставка» → «Колонтитулы» переводит лист в режим разметки: щёлкните нижнее поле и на появившейся вкладке выберите «Номер страницы» или «Число страниц». Между ними можно вписать свой текст, чтобы на бумаге получилось, например, «Страница 1 из 3». Вернуться к обычному виду — «Вид» → «Обычный».
Печать без лишнего
- Серая сетка листа не печатается. Нужны линии на бумаге — задайте ячейкам границы: «Главная» → кнопка «Границы» → «Все границы».
- Пустая страница в конце обычно значит, что где-то далеко справа или внизу есть ячейка с пробелом или оформлением. Найти конец данных помогает
Ctrl+End. - Широкие столбцы с короткими данными — сузьте их перед печатью двойным щелчком по границе заголовка.
Сохранить в PDF
Для отправки отчёта по почте или в печать на чужой компьютер удобнее PDF: «Файл» → «Сохранить как» и тип файла PDF. В PDF попадает то же, что в предпросмотре, поэтому сначала настройте печать. Ещё один путь — в окне печати выбрать вместо принтера «Microsoft Print to PDF», если он есть в Windows.
В LibreOffice Calc область печати и повтор строк задаются в «Формат» → «Диапазоны печати» → «Правка» (поле «Повторять строки»), а в PDF сохраняет «Файл» → «Экспорт в PDF».
Коротко
- Начинайте с предпросмотра: «Файл» → «Печать» или
Ctrl+P. - Широкая таблица — альбомная ориентация и «вписать все столбцы на одну страницу».
- Печатать часть листа — «Область печати» → «Задать» или «Напечатать выделенный фрагмент».
- Шапка на каждой странице — «Печатать заголовки» → «Сквозные строки»
$1:$1. - «Страничный режим» показывает и двигает границы страниц; номера — через колонтитулы.
- Сетка листа не печатается: нужны границы ячеек.