Урок 3. Работа в программе: справочники, документы, отчёты

Какая бы ни была конфигурация — «Бухгалтерия», «Торговля» или своя, — работа в ней устроена одинаково: есть справочники, документы и отчёты. Разберитесь с ними один раз — и любая программа на 1С станет понятнее.

Как устроено окно

В интерфейсе «Такси» окно делится на несколько панелей:

• панель разделов — крупные разделы программы, например «Склад», «Продажи», «Банк и касса»;
• панель функций — команды выбранного раздела: списки справочников и документов, отчёты;
• рабочая область — открытые списки и формы. Открытые окна видны закладками в панели открытых, между ними удобно переключаться;
• начальная страница — то, что программа показывает сразу после запуска.

Состав разделов и их названия задаёт конфигурация, поэтому в разных программах они разные.

Справочники

Справочник — список однотипных вещей, которые нужны в учёте и меняются редко: товары, контрагенты, сотрудники, склады, валюты. Каждая запись справочника называется элементом. У элемента обычно есть:

• код — номер, который программа присваивает сама;
• наименование — название, по которому элемент ищут и выбирают;
• реквизиты — остальные сведения: у товара цена и единица измерения, у контрагента УНП и адрес.

Большие справочники делят на группы — как папки: «Канцтовары», «Бумага», «Офисная техника». Группа сама по себе не товар, она только собирает элементы.

Новый элемент создаётся кнопкой Создать в списке. Заполните форму и нажмите Записать и закрыть. Похожий элемент быстрее сделать копированием: выделите существующий и выберите Скопировать — откроется форма с теми же данными, останется поменять отличия.

Документы

Документ — запись о событии: пришёл товар, продан товар, оплачен счёт, принят сотрудник. У каждого документа есть номер и дата, а внутри — что именно произошло: какой товар, сколько, по какой цене.

У документа два состояния, и это самое важное в работе с 1С:

• записан — документ сохранён, но на учёт не влияет: остатки, долги и отчёты его не видят;
• проведён — документ сделал записи в учёте (их называют движениями): остаток товара увеличился, долг покупателя появился.

Отсюда кнопки в форме документа: Записать только сохраняет, Провести сохраняет и проводит, Провести и закрыть — то же и закрывает форму. Если документ нужно исправить, его открывают, меняют и проводят снова: движения пересчитаются. Отменить влияние документа на учёт, не удаляя его, — команда Отмена проведения.

В списке документов проведённые отмечены значком с галочкой. Если отчёт показывает не то, что ожидалось, первое, что проверяют, — проведены ли нужные документы.

Создать на основании

Многие документы делаются из других: из счёта — реализацию, из заказа — счёт. Для этого в списке или форме документа есть команда Создать на основании (в старых версиях — «Ввести на основании»). Новый документ сразу заполнится данными исходного: контрагентом, товарами, суммами.

Журналы документов

Журнал — общий список документов нескольких видов. Например, в одном журнале можно видеть и поступления, и списания товара. Журнал ничего не хранит сам, он только показывает документы вместе; создаются и открываются они из него как обычно.

Пометка на удаление

Клавиша Delete в списке не удаляет запись сразу, а ставит пометку на удаление: элемент или документ перечёркивается в списке. Пометку можно снять той же командой. Проведённый документ при пометке теряет проведение.

Окончательно помеченные объекты удаляет администратор отдельной командой, и программа удаляет только то, на что не ссылаются другие данные. Так нельзя случайно стереть товар, который есть в документах. Как это сделать — в справке Как удалить помеченные на удаление.

Отчёты

Отчёт собирает данные из проведённых документов в таблицу: остатки на складе, продажи за месяц, долги покупателей. Работа с отчётом почти всегда одинакова:

1. Откройте отчёт из панели функций раздела.
2. Задайте период и отборы — склад, товар, контрагента.
3. Нажмите Сформировать.

Получившуюся таблицу можно напечатать, сохранить в файл или выгрузить в Excel — об этом справка Как выгрузить из 1С в Excel. В типовых конфигурациях у отчётов есть настройки: какие колонки показывать, как группировать строки. Свои настройки можно сохранить и выбирать потом из списка вариантов.

Поиск и отбор в списках

Над списком есть строка поиска: наберите часть названия, номера или суммы, и список сократится до подходящих строк. Если нужного элемента не видно, проверьте, не установлен ли в списке отбор, и не открыта ли внутренняя группа.

Когда нужного списка нет в разделах

Разделы показывают только то, что предусмотрел разработчик. Для администраторов есть команда Функции для технического специалиста (в старых версиях — Все функции) в главном меню программы: она открывает дерево всех справочников, документов, регистров и отчётов конфигурации. Если команды нет в меню, её включают в параметрах программы. Пользоваться ей стоит осторожно: там видны и служебные данные, которые лучше не трогать руками.

Коротко

• Справочник — список вещей (товары, контрагенты), элемент — одна запись, группа — папка для элементов.
• Документ — событие с номером и датой. Записанный на учёт не влияет, проведённый делает движения.
• Провести — сохранить и отразить в учёте, Отмена проведения — убрать из учёта, не удаляя.
• Delete ставит пометку на удаление; удаляет помеченное администратор отдельной командой.
• Отчёт: период, отборы, Сформировать. Отчёты видят только проведённые документы.

Проверьте себя